Z Matjažem Burgerjem, direktorjem družbe BURGER podjetje za zaključna dela v gradbeništvu d.o.o., smo se pogovarjali o tem, zakaj so se odločili optimizirati svoje poslovne procese, kako so se tega lotili in kakšne rezultate jim je prinesla uvedba Pigente.
Kako ste se odločili za implementacijo rešitve Pigenta in kaj so bili glavni razlogi za to odločitev?
Za začetek moram poudariti, da smo že dolgo iskali rešitev, ki bi omogočila večjo avtomatizacijo in poenostavitev naših poslovnih procesov. Hitro sklepanje pogodb je za nas izredno pomembno, saj bodisi podpis pogodbe zahteva zakonodaja bodisi pred podpisom pogodbe poslovni partnerji nočejo začeti z delom.
Pred uporabo Pigente so bile vse naše pogodbe ročno pripravljene, podpisane in arhivirane, kar je pogosto povzročilo napake in zamude. Z rastjo podjetja smo se zavedali, da potrebujemo rešitev, ki bi omogočila hitro in brezskrbno obvladovanje pogodb. Pigenta se je izkazala za najboljšo izbiro, saj ponuja vse funkcionalnosti, ki smo jih iskali, v eni intuitivni platformi.
Kaj ste upoštevali pri izbiri tehnologije za optimizacijo poslovnih procesov?
Za nas je bilo ključnega pomena, da je rešitev enostavna za uporabo, da bo uvajanje potekalo hitro, brez večjih težav. Iskali smo rešitev, ki bo zajela celoten proces sklepanja pogodb – od sestavljanja, do podpisa in shranjevanja dokumentacije. Seveda nam je tudi pomembno, da je rešitev skladna z vsemi veljavnimi zakoni, zlasti predpisi o varstvu podatkov.
Kakšne rezultate ste opazili po uvedbi Pigente?
Z uporabo Pigente smo poenostavili in pospešili naše delovne procese. Čas priprave in podpisa dokumentacije smo zmanjšali za cca 80 % – z nekaj tednov na nekaj dni. Digitalizacija našim projektom tako omogoča hitrejši zagon. Naša ekipa zdaj porabi manj časa za obvladovanje dokumentov in se lahko osredotoči na bolj strateške naloge.
Rekel bi tudi, da je izpostavljenost človeškim napakam v procesu priprave pogodb znatno manjša. Vse pogodbe lahko pripravljajo kar oddelki, ki pogodbe potrebujejo – na primer oddelek prodaje ali nabave. Ker v proces ni treba vključevati pravnega oddelka, so pogodbe, pripravljene za pregled ali celo podpis, na voljo takoj. Prej so morali oddelki na končno verzijo pogodbe čakati več dni.
Kako se je spremenil način postopanja z dokumenti?
Pogodb ni več potrebno tiskati in čakati na fizično prisotnost podpisnikov oziroma jih pošiljati po pošti, niti ugotavljati, kje je posamezna pogodba obtičala. Pogodbe lahko s poslovnimi partnerji pravno veljavno elektronsko sklenemo takoj, s tem pa ne zadržujemo začetka izvajanja doseženega dogovora.
Pred uvedbo Pigenta smo shranjevali vse dokumente fizično, kar je predstavljalo velike izzive v smislu prostora, varnosti in dostopnosti. Zdaj so vsi naši dokumenti varno shranjeni v digitalnem oblaku, kar je omogočilo zmanjšanje stroškov in poenostavitev dostopa.
Ali so bili kakšni izzivi pri implementaciji rešitve Pigenta? Kako ste jih rešili?
Vsaka implementacija novega sistema prinese izzive, a pri Pigenti smo naleteli na zelo malo težav. Glavni izziv je bil, kako se bodo zaposleni prilagodili na uvedbo novih orodij. Pri tem nam je pomagalo, da je Pigentina ekipa ves čas spremljala celoten proces uvajanja in nam nudila podporo, kadarkoli smo imeli vprašanja. Tako smo zelo hitro premagali začetne izzive.
Kaj bi svetovali drugim podjetjem, ki še razmišljajo o implementaciji rešitve za optimizacijo poslovnih procesov?
Moje priporočilo bi bilo, da ne odlašate s prehodom na digitalne rešitve. Čeprav se morda sprva zdi kot velik korak, bo dolgoročno prineslo ogromne koristi. Za nas je bilo prehod na Pigenta odlična odločitev, ki je bistveno poenostavila naše poslovanje in prispevala k večji produktivnosti.