V sodobnem poslovnem okolju postajajo elektronski podpisi ključni element pogodbenih in internih postopkov. Pri tem se pogosto zastavlja vprašanje, ali je za pravno zavezujoče podpisovanje dokumentov vedno potreben najvišji nivo elektronskega podpisa – torej kvalificirani elektronski podpis. V tem prispevku predstavljamo osnovne razlike med vrstami elektronskih podpisov, kot jih določa (posodobljena) evropska Uredba eIDAS (EU) 910/2014, in pojasnjujemo, zakaj je v veliki večini primerov povsem zadosten tudi navaden elektronski podpis.
Evropska Uredba eIDAS določa tri ravni elektronskega podpisa:
- Navaden elektronski podpis (SES – Simple Electronic Signature): Gre za osnovno obliko podpisa, kot je vpis imena v e-sporočilo, klik na potrditveno polje ali uporaba digitalne platforme za podpis brez kvalificiranega digitalnega potrdila kot je Pigenta.
- Napredni elektronski podpis (AdES – Advanced Electronic Signature): Podpis, ki je enolično povezan s podpisnikom, omogoča njegovo identifikacijo, je ustvarjen z uporabo podatkov, ki jih lahko uporabi le podpisnik, in omogoča zaznavanje sprememb po podpisu.
- Kvalificirani elektronski podpis (QES – Qualified Electronic Signature): Podpis, ki temelji na kvalificiranem digitalnem potrdilu in je ustvarjen s pomočjo kvalificirane naprave za ustvarjanje podpisov.
Uredba eIDAS izrecno določa, da ima le kvalificirani elektronski podpis enak pravni učinek kot lastnoročni podpis. To pomeni, da ima tak podpis avtomatično dokazno vrednost pred sodišči in drugimi organi brez dodatnega preverjanja – enako kot če bi bila pogodba podpisana z roko. V praksi to pomeni, da:
- kvalificirani podpis ni podvržen dvomu glede pristnosti,
- se ga pred organi ni treba dodatno dokazovati,
- ga morajo priznati vsi subjekti v vseh državah članicah EU.
Kdaj je potreben kvalificirani podpis? Obstajajo situacije, kjer zakonodaja zahteva višjo raven elektronskega podpisa, zlasti pri notarskih pooblastilih in overjenih dokumentih, v sodnih postopkih, pri javnih naročilih in razpisih, pri pogodbah z javnim sektorjem.
Drugi dve obliki – navaden in napredni elektronski podpis – sta pravno veljavni, vendar nimata avtomatičnega statusa ročnega podpisa. Veljata lahko le, če:
- je jasno izražen namen strank, da podpišejo dokument,
- se stranki dogovorita, da taka oblika zadostuje,
- se lahko dokaže, kdo je podpisnik.
Zakaj je navaden podpis kljub temu pogosto zadosten? V večini vsakodnevnih poslovnih primerov je navaden elektronski podpis popolnoma zadosten in zakonit. Pomembno je, da je mogoče dokazati, da je bil dokument podpisan z namenom sprejetja vsebine dokumenta – elektronsko podpisovanje pa je dandanes že praktično običajna poslovna praksa.
Prednosti uporabe navadnega elektronskega podpisa
- Preprostost: uporabniku ni treba nameščati dodatne programske opreme ali pridobivati digitalnega certifikata.
- Hitrost: podpisovanje je mogoče izvesti v nekaj sekundah.
- Stroškovna učinkovitost: brez stroškov za izdajo kvalificiranega digitalnega potrdila.
Navaden elektronski podpis, kakršen je e-podpis preko platforme Pigenta, je v veliki večini poslovnih primerov zakonita, praktična in zadostna rešitev. Uporaba takšnega podpisa poenostavi postopke, zmanjša stroške in omogoča hitro odzivnost. Čeprav ima le kvalificirani elektronski podpis enak pravni učinek kot lastnoročni podpis, je v vsakdanji poslovni praksi SES pogosto popolnoma primerna izbira. Ključno je razumeti kontekst uporabe in izbrati podpis, ki je sorazmeren s pravnim tveganjem dokumenta.